Wie werden Hinweise in der Hintbox bearbeitet?
Trifft ein Hinweis von einem Whistleblower in einem Unternehmen ein und es handelt sich um eine ernsthafte Angelegenheit, muss zunächst geklärt werden, welche Maßnahmen getroffen werden.
Welche Fehler werden gemacht?
Erster Fehler der bereits vor dem Eintreffen des Hinweises gemacht wird: Es gibt gar keine offizielle Anlaufstelle für Hinweisgeber bzw. Whistleblower in dem betroffenen Unternehmen. Zweiter Fehler: Der Hinweis gerät in die falschen Hände, sodass er entweder gar nicht weiter verarbeitet wird, zu langsam bearbeitet wird, da sich niemand dazu verpflichtet fühlt, oder zurückgehalten wird. Wird der Fall doch behandelt und Folgemaßnahmen eingeleitet, fehlt es vorwiegend an definierten Prozessen und Wissen, wie der Fall verarbeitet werden soll. Die Folge: Wichtige Fristen und notwendige Maßnahmen werden schlicht nicht eingehalten und durchgeführt.
Womit können die Fehler vermieden werden?
Um genau diese Fehler und Probleme zu vermeiden, gibt es Whistleblower-Systeme wie die HINTBOX. Solche Systeme sollen den Prozess der Fallbearbeitung weitestgehend automatisieren und digitalisieren. So kann sich das Unternehmen auf das Wesentliche fokussieren, um das Problem aus der Welt und ein positives Klima im Unternehmen zu schaffen.
Wie werden Hinweise von Whistleblowern verarbeitet?
Nachdem das erste Ereignis bereits eingetroffen ist, der Eingang eines neuen Hinweises, muss dieser an die richtige Person gelangen. Dafür wird im Unternehmen eine oder mehrere Personen bestimmt. In der Regel ist das der sogenannte Compliance Manager. Ebenfalls können die Aufgaben laut EU beispielsweise durch die Personalleitung, Unternehmensjurist, Finanzdirektor, Vorstandsmitglied, Geschäftsführer oder einen ausgelagerten Ombudsmann ausgeführt werden.
Trifft der Hinweis über die HINTBOX ein, erhält der Compliance Manager eine Benachrichtigung darüber.
Mit der HINTBOX können die zuvor genannten Fehler präventiv verhindert werden. Der Hinweis wird empfangen, ist direkt digital abrufbar und wird nur von den berechtigten Personen bearbeitet. Der zweite Fehler ist jedoch noch nicht vollständig behoben. Durch die Hintbox gehören Hinweise, die zu langsam bearbeitet werden der Vergangenheit an. Mit Hilfe der Priorisierung von Fällen
und der konformen Umsetzung der von der EU-Whistleblower-Richtlinie vorgegebenen Fristen und Prozessabläufen, wird der Fall fristgerecht bearbeitet und der Hinweisgeber über Fortschritte informiert.
In vielen Fällen sind zusätzliche Informationen zum Hinweis notwendig, sodass der Compliance Manager, aber auch der Hinweisgeber, die Möglichkeit haben miteinander zu kommunizieren.
Was bedeutet es, wenn ein Hinweis erfolgreich abgeschlossen wurde?
Ohne Fragen können mit der HINTBOX die notwendigen Prozesse für ein erfolgreiches Handling von Hinweisen durch Whistleblowern gewährleistet werden. Das macht es zu einer sicheren Software, um erfolgreich Reputationsschäden abzuwenden und Probleme im Unternehmen aufzudecken.
Die Reputation eines Unternehmens ist ein sehr hohes Gut und in der heutigen Zeit, aufgrund der Digitalisierung, auf keinen Fall zu verachten.
Welche Maßnahmen können Sie sofort umsetzen?
- Was soll mit Hinweisen passieren? Finden Sie eine vertrauenswürdige Person, die die Position des Compliance Manager einnimmt.
- Wie geht es weiter? Definieren Sie, wie mit Hinweisen umgegangen wird, die per Post, Telefon, intern oder anderweitig eingehen.
- Mitarbeiter sensibilisieren. Vor allem wenn Hinweise per Mail oder per Post eintreffen, dann sollte das Sekretariat entsprechend handeln und auf den Compliance Manager zugehen und den Hinweis weiterleiten.
Mit der HINTBOX haben Sie ein System, das alle Fälle sammelt und Chaos verhindert. Vordefinierte Prozesse und mögliche Folgemaßnahmen werden mit der HINTBOX ein Kinderspiel. Beweisen Sie Mut und stellen Sie sich den Herausforderungen der EU-Whistleblower-Richtlinie. Sehen Sie daher die Einführung eines Hinweisgebersystems als Chance, Missstände im Unternehmen schon früh aufzudecken und mögliche Schäden für Ihr Unternehmen zu verhindern.
Bei weiteren Fragen zu unserem Whistleblower-System, zur EU-Whistleblower-Richtlinie oder zum korrekten Prozess der Fallbearbeitung, nehmen Sie gerne unverbindlich und kostenlos Kontakt mit uns auf. Folgen Sie uns auch auf LinkedIn, um keine Neuigkeiten zu verpassen.