Die Hintbox mit vielen Funktionen
Unser digitaler Meldekanal schützt nicht nur Unternehmen und Organisationen vor wirtschaftlichen Schäden und Reputationsverlust, sondern wahrt auch die Anonymität der Hinweisgeber. Nachfolgend erhalten Sie weitere Einblicke in die Features und Funktionen, den Vorteilen und weiteren Informationen zu unserem digitalen Hinweisgebersystem, der Hintbox.
Sichere und effektive Fallbearbeitung mit Hintbox
Mit Funktionen wie automatischen Benachrichtigungen, vorgefertigten Templates und einem integrierten Kommunikations-Tool können Sie sicherstellen, dass Hinweise schnell und effektiv bearbeitet werden und Sie jederzeit den Überblick behalten. Die Hintbox ist einfach zu installieren und sofort einsatzbereit - ganz ohne IT-Kenntnisse oder lange Einarbeitungszeiten.
Alle Funktionen im Detail
Empfangen Sie anonyme und personalsierte Hinweise
Mit Hilfe des Hinweisgeberformulares können Sie einfach und vetraulich Hinweise empfangen. Hinweise können auch ohne Probleme per Smartphone oder Tablet abgegeben werden, denn unser digitales Hinweisgebersystem ist für die mobile Hinweisabgabe optimiert.
Dynamisches Formular
Konfigurieren Sie selbst das Hinweisgeberformular nach Ihren Wünschen und Vorgaben. Mit unserem dynamischen Formular können Sie auf no-code-Basis das Formular individuell gestaltet. Dadurch können Sie auch unterschiedliche Formulare anlegen. Damit können Sie zum Beispiel nicht nur die Vorgaben der EU-Whistleblower-Richtlinie erfüllen, sondern auch das Lieferkettengesetz.
Unbegrenzte Benutzer
Sie können unbegrenzt viele Teammitglieder und Nutzer Ihrem digitalen Hinweisgebersystem hinzufügen. Hier ist von uns keine Begrenzung vorgesehen.
Anonymisierung von Fallinformationen
Durch die Pseudonymisierung und vollständigen Anonymisierung (durch das Vier-Augen-Prinzip) von Berichten, können Sie Fallinformationen vertraulich und sicher mit weiteren Personen teilen, ohne dass Sie personenbezogene Daten preisgeben müssen.
Darüber hinaus bietet die vollständige Anonymisierung die Möglichkeit, Berichte auch über die Löschfrist hinaus zu speichern.
Case-Management
Das integrierte Triage-System bewertet die eingehenden Fälle und priorisiert diese automatisch. Compliance Officer und Bearbeiter:innen der Fälle innerhalb des Unternehmens können den Status des Berichts oder den Bearbeitenden ändern.
Im Dashboard des digitalen Hinweisgebersystems können Bearbeiter:innen dank einer Übersicht schnell die offenen Fälle und deren Status einsehen.
Case Support mit Bearbeitungsschritten
Unser digitales Hinweisgebersystem begleitet Compliance Officer und Bearbeiter:innen bei der Organisation der nächsten Schritte und speichert den Verlauf vorheriger Interaktionen. Somit ist eine reibungslose und unternehmensweite homogene Bearbeitung der Fälle möglich.
Auf Wunsch kann der Bearbeitende den Meldenden mit einem Klick im digitalen Hinweisgebersystem über den Bearbeitungsstand und die bereits getroffenen Maßnahmen unterrichten.
Fristenmanagement
Mit der Hintbox als Ihrem digitalen Hinweisgebersystem verpassen Sie keine Fristen beim Bearbeiten der Fälle. Die EU-Whistleblower-Richtlinie sieht unter anderem einige Fristen vor, welche einzuhalten sind.
Unser digitales Hinweisgebersystem unterstützt Sie aktiv bei der Einhaltung der Fristen, wie die Rückmeldung an den Meldenden über den aktuellen Bearbeitungsstand und einige weitere Fristen.
Anonymer Dialog
Entscheidet sich der Hinweisgebende dazu, eine Meldung komplett anonym abzugeben, ist über das digitale Hinweisgebersystem trotzdem eine sichere und anonyme Kommunikation zwischen Hinweisgeber:in und Compliance Officer des Unternehmens gesichert.
Nach Einreichen eines Hinweises werden dem User Login-Daten generiert. Mit diesen kann sich der Hinweisgebende jederzeit in seiner Hintbox anmelden, Nachrichten schreiben, weitere Dateien hochladen oder einen neuen Bericht anlegen.
Anonymisierung ausgehender Nachrichten
Möchte ein:e Fallbearbeiter:in nicht, dass Ihr vollständiger Name bei ausgehenden Nachrichten an die hinweisgebende Person erscheint, dann ist das gar kein Problem. Durch die Anonymisierung von ausgehenden Nachrichten erscheint einfach ein Standard Profilbild und „Verantwortliche Person“ an Stelle des echten Namens.
Automatisierte Kommunikation
Unser digitales Hinweisgebersystem übernimmt viele Teile der Kommunikation zwischen dem Meldenden und dem Bearbeitenden. Geht ein Hinweis ein, bestätigt die Hintbox umgehend dem Meldenden den Eingang der Meldung. Den Hinweis erhält der Meldende sofort in seiner anonymen Postbox oder als Mail an seine angegebene Adresse.
Compliance Officer und Bearbeiter:innen der Fälle haben unter anderem die Möglichkeit, den Hinweisgebenden mit einem Klick über den Status der Bearbeitung zu unterrichten. Der Text wird von dem digitalen Hinweisgebersystem aufbereitet, kann allerdings in den Einstellungen angepasst werden.
Customizing der Texte und Oberfläche
Unternehmen können unser digitales Hinweisgebersystem nach Belieben customizen. Dabei können Sie nicht nur eine Unternehmensfarbe und das Logo hinterlegen.
Auch können jegliche Rechtstexte, Benachrichtigungsmails und Texte beim Anlegen eines Berichts bearbeitet und angepasst werden.
PDF-Export der Berichte
Wenn Sie einzelne Berichte lokal archivieren oder einen Bericht an weitere Personen leiten möchten, die keinen Zugriff auf unser digitales Hinweisgebersystem haben, können Sie Berichte mit nur einem Klick als PDF exportieren.
Sie können selbst entscheiden, welche Informationen in der exportierten PDF enthalten sein sollen.
Mehrmandantenfähigkeit
Konzerne oder Unternehmensgruppen können in dem digitalen Hinweisgebersystem weitere Gesellschaften anlegen. Bei der Hinweisabgabe können dann Whistleblower gezielt eine Gesellschaft auswählen, für welche der abgegebene Verstoß gilt. Innerhalb des Dashboards können Bearbeiter:innen die Gesellschaft einsehen und die Fälle dieser Gesellschaft bearbeiten.
Virenscan & Metadaten Entfernung von hochgeladenen Dateien oder Dokumenten
Bei den hochgeladenen Dokumenten und Dateien der Hinweisgeber wird ein Virenscan absolviert. Sollte eine Datei verseucht sein, erhalten Sie innerhalb des Hinweises die Benachrichtigung das diese Datei verseucht ist. Bei der Metadaten-Entfernung werden vor der Verschlüsselung sogenannte Lokalisierungspunkte sowie Geräteinformationen überprüft und anschließend entfernt.
Grafische Auswertungen
Sie können jederzeit eine grafische Auswertung über Ihre empfangenen Hinweise erstellen. Dazu können Sie unsere einfache Ansicht der grafischen Auswertung nutzen, hier können Sie weitere Filter anwenden oder andere Ansichten auswählen. Zusätzlich können Sie die Auswertungen auch als Bild, Excel oder PDF Dokument exportieren. Somit haben Sie alle Werkzeuge für Ihr Reporting zur Hand.
Vergabe von Zugriffsrechten
Unternehmen können in dem digitalen Hinweisgebersystem die Zugriffsrechte der Manager und Bearbeiter:innen auf Gesellschaften und Fälle steuern. Dadurch können Unternehmen beispielsweise festlegen, dass lokale Compliance-Beauftragte ausschließlich Zugriff auf eine bestimmte Gesellschaft haben. Ebenso können Berechtigungen anhand der Kategorien vergeben werden. Dies ermöglicht es, dass nur bestimmte Personen die Meldung einer bestimmten Kategorie sehen.
Binden Sie externe Personen in die Fallbearbeitung ein
Mit dem digitalen Hinweisgebersystem können die Bearbeiter:innen eines Falles externe Personen zu einem konkreten Fall einladen. Dadurch können zum Beispiel externe Berater:innen, wie etwa Rechtsanwälte oder Datenschutzbeauftragte, Zugriff auf einen Fall erhalten, ohne dass die Fälle aus dem digitalen Hinweisgebersystem gesondert exportiert werden müssen. Des Weiteren können Unternehmen festlegen, welche Inhalte der Meldung der Leser sehen darf und welche nicht (granulare Rechtevergabe).
Mehrsprachigkeit (30 Sprachen)
Unser digitales Hinweisgebersystem steht Ihnen in den Sprachen Deutsch, Englisch, Spanisch, Niederländisch, Französisch, Italienisch, Polnisch, Russisch, Portugiesisch, Rumänisch, Bulgarisch, Chinesisch, Dänisch und vielen weiteren zur Verfügung. Weitere Sprachen können problemlos auf Anfrage hinzugefügt werden.
Nicht nur das digitale Hinweisgebersystem ist komplett in die Sprachen übersetzt. Unternehmen haben auch die Möglichkeit, individuelle Rechtstexte in verschiedenen Sprachen anzupassen.
Automatische Übersetzungsfunktion
Compliance-Officer können Meldungen der Hinweisgeber:innen mittels der Übersetzungsfunktion (über 30 Sprachen) in dem digitalen Hinweisgebersystem automatisch übersetzen lassen. Dadurch ist kein separater Export der Hinweise mehr erforderlich.
Live Chat
Zur Erleichterung der Zusammenarbeit gibt es die Möglichkeit eines Live Chats innerhalb einer Meldung. So kann die Kommunikation vollständig in der Hintbox geschehen und alle Bearbeiter eines Falles können diese mitverfolgen und sind auf dem aktuellsten Stand.
Dynamische Aufgabenverteilung
Mit der dynamischen Aufgabenverteilung können innerhalb eines Hinweises Aufgaben erstellt und mit einem Bearbeiter sowie einem Fälligkeitsdatum versehen werden. Um eine Fertigstellung der Aufgabe zu signalisieren, kann diese abgehakt werden. Dadurch wird die Bearbeitung eines Falles mit mehreren Personen deutlich erleichtert, da hier Aufgabenpakete erstellt und zugewiesen werden können.
Hinweise per Telefonbot in der Hintbox empfangen (Optional zubuchbar)
Wir konfigurieren Ihnen einen persönlichen Telefonbot der Ihren Hinweisgebern zu jeder Zeit bereitsteht, um die Hinweise per Telefon entgegenzunehmen. Der Telefonbot wird mit Ihrer Hintbox verknüpft, somit stehen alle empfangenen Hinweise in der Hintbox zur Bearbeitung und Dokumentation bereit.
Hinweise per E-Mail in der Hintbox empfangen (Optional zubuchbar)
Wir konfigurieren Ihnen eine E-Mailadresse, die mit Ihrer Hintbox verknüpft wird. So können Ihre Hinweisgeber:innen auch Hinweise per E-Mail einreichen, Ihren Compliance Manager zur Bearbeitung und Dokumentation bereitstehen.
2-Faktor-Authentifzierung
Mit der 2-Faktor-Authentifizierung sichern Sie Ihren Account beim digitalen Hinweisgebersystem zusätzlich ab. Beim Login wird ein einmaliger Code an Ihre E-Mailadresse gesendet, mit welchem Sie Ihren Login bestätigen können. Somit ist Ihr Account sicher, auch wenn Angreifer:innen in den Besitz Ihrer Zugangsdaten gekommen sind.
Die 2-Faktor-Authentifizierung greift auch bei kritischen Änderungsaktionen innerhalb Ihres Accounts, wie der Änderung der E-Mailadresse oder des Passworts.
Revisionssicherheit
Alle Bearbeitungsschritte des Compliance-Officers werden in dem digitalen Hinweisgebersystem revisionssicher protokolliert. Dadurch wird sichergestellt, dass Änderungen und Bearbeitungsschritte des Falles in einem Index revisionssicher und nachvollziehbar sind.
Ende-zu-Ende Verschlüsselung
Alle Daten und sämtliche Kommunikation zwischen dem Hinweisgebenden und dem Compliance-Officer werden über das digitale Hinweisgebersystem vollständig Ende-zu-Ende verschlüsselt. Nur dadurch kann die Vertraulichkeit sichergestellt und ausgeschlossen werden, dass nicht-autorisierte Personen Zugriff auf die Meldung erhalten.
DSGVO- und Sicherheitskonform
Unser digitales Hinweisgebersystem bietet Unternehmen und Behörden einen höchstmöglichen Datenschutz. Darüber hinaus werden die Informationen durch unser ISO 27001 zertifiziertes Informationssicherheits-Managementsystem (ISMS) umfassend geschützt.
ISO 27001-Zertifiziertes Hosting in Deutschland
Unsere Kundeninstanzen werden zudem ausschließlich in einem deutschen und ISO 27001-zertifizierten Rechenzentrum gehostet. Da uns Datenschutz wichtig ist, erhält jeder Kunde ein eigenes, unabhängiges digitales Hinweisgebersystem und die Daten werden pro Kunde getrennt voneinander gespeichert und verarbeitet.
Die Hintbox für verschiedene Zielgruppen
Durch den Erlass der EU-Whistleblower-Richtlinie (2019/1937) ist ab dem 17. Dezember 2021 ein Whistleblower-System in Unternehmen mit 50 oder mehr Mitarbeitern sowie allen juristischen Personen des öffentlichen Rechts verpflichtend. Daher ist ein digitales Hinweisgebersystem für Geschäftsführende, Vorstände, IT-Fachangestellte, Datenschutzbeauftragte, Anwälte:innen und vielfältige weitere Berufsgruppen von Interesse und großer Bedeutung.
Doch ein digitales Hinweisgebersystem ist nur dann rechtskonform, wenn alle gesetzlichen Bestimmungen eingehalten werden. In Bezug auf den Datenschutz und die Cyber-Sicherheit setzen wir bei unserem digitalen Hinweisgebersystem die höchsten Standards um, die über gesetzliche Bestimmungen hinausreichen: Eine isolierte Datenhaltung, die mehrfache Verschlüsselung der Daten, 2-Faktor-Authentifizierung bei der Anmeldung sowie die Metadaten-Entfernung sind einige der Sicherheitsfunktionen in unserem digitalen Hinweisgebersystem.
Durch die Gewährleistung der genannten Sicherheitsfunktionen entsteht eine sichere Basis für sämtliche Anwender:innen.
Wichtige Funktionen der Hintbox für Geschäftsführende und Leitende: Konformität und Usability der Meldekanäle
Heutzutage führt kaum ein Weg daran vorbei, sich bei der Produktentwicklung und beim Dienstleistungsangebot komplett nach der Kundschaft zu richten – ob B2B- oder B2C-Kundschaft, ist dabei unerheblich. Am besten verkaufen sich maßgeschneiderte Produkte, die aus Perspektive der Kundschaft eine hohe Usability aufweisen. Geschäftsführerende und weitere Hauptverantwortliche in Unternehmen setzen dies daher täglich in der Unternehmensführung um.
Bei der Anschaffung eines digitalen Hinweisgebersystems spielt für Geschäftsführende und Abteilungsleitende daher die Usability eine wichtige Rolle: Erfüllt das digitale Hinweisgebersystem alle wichtigen Bedürfnisse der Angestellten, Lieferanten, Geschäftspartner und Kunden? Ist es übersichtlich aufgebaut und einfach zu bedienen?
Unser digitales Hinweisgebersystem erfüllt mit einem übersichtlichen Dashboard und klaren Funktionen alle Ansprüche an eine benutzerfreundliche Oberfläche. Das digitale Hinweisgebersystem ist für den Compliance Officer leicht zu bedienen, da er sofort alle neuen, sich gerade in Bearbeitung befindenden und abgeschlossenen Fälle inklusive des Fälligkeitsdatums sehen kann. So werden keine Fristen mehr verpasst. Gleichzeitig kann der Compliance Officer die Fälle schnell und einfach durch das integrierte Fallmanagement verwalten und aus dem digitalen Hinweisgebersystem heraus reporten.
Für die Angestellten, Lieferanten, Geschäftspartner und Kunden steht ein einfach auszufüllendes und richtlinienkonformes Formular zur Abgabe von Hinweisen zur Verfügung.
Gleichzeitig ist das digitale Hinweisgebersystem völlig datenschutzkonform und erfüllt alle gesetzlichen Vorgaben.
Hintbox: Anonymität und Menge der Meldekanäle für Angestellte, Lieferanten, Geschäftspartner und Kunden
Die Anonymität des digitalen Hinweisgebersystems ist gesetzlich vorgeschrieben und ebenso aus Angestellten- bzw. Whistleblower-Perspektive das relevanteste Kriterium. Ist die Anonymität gewährleistet, so sind die nächsten Kriterien zum einen die Anzahl der Meldekanäle sowie zum anderen deren Usability.
Unser digitales Hinweisgebersystem bietet Ihren Angestellten, Lieferanten, Geschäftspartnern und Kunden drei Meldekanäle: Digital per Hinweisgeberformular der Hintbox, über eine Telefon-Hotline oder per E-Mail. Eine hohe Menge an Meldekanälen fördert die Bereitschaft fürs Whistleblowing, da jeder Meldekanal spezifische Vorzüge hat. So ermöglicht eine digitale Mitteilung von Rechtsverstößen über das Hinweisgeberformular der Hintbox in der Regel ein einfaches und schnelles Whistleblowing, bei dem die Anonymität komplett gewahrt wird.
Eine komplette Anonymität ist bei unserem digitalen Hinweisgebersystem sogar beim E-Mail-Meldekanal möglich: Hier werden spezielle E-Mail-Adressen fürs Whistleblowing von uns und somit extern gestellt, sodass Unternehmen die Whistleblower nicht identifizieren können.
Im Hinblick auf die Usability ist eine 24/7-Erreichbarkeit der Telefon-Hotline. Eine zeitlich barrierefreie Kontaktierung der Telefon-Hotline bietet sich in einem nutzerfreundlichen Whistleblower-System an. Bei dem digitalen Hinweisgebersystem von HINTBOX erfolgt dies über einen Telefon-Bot, der die Meldungen diskret aufnimmt.
Bei der Usability des Dashboards sollte im Vordergrund stehen, den Hinweisgebern nach dem Login direkt mit einem Klick das Verfassen einer Rechtsverstoß-Meldung zu ermöglichen. Dies geschieht bei unserem digitalen Hinweisgebersystem beispielsweise über den Button „Einen Bericht abgeben“ rechts oben. Die Nutzer:innen können anschließend ihren Bericht formulieren und absenden. Sie werden von dem digitalen Hinweisgebersystem darüber informiert, dass ihre Meldung eingegangen ist. Über den Nachrichtenverlauf ist es in der Folgezeit über einen anonymen Dialog einfach, auf Nachfragen einzugehen und weitere Informationen zum eingereichten Bericht zu übermitteln.
Funktionen für IT-Fachkräfte: Cybersicherheit und Harmonie mit anderen Systeme
IT-Fachkräfte eines Unternehmens legen wie die Vorstände, Geschäftsführenden und Angestellten einen hohen Wert auf die Nutzerfreundlichkeit des digitalen Hinweisgebersystems. Ihr Fokus liegt aber vor allem auf der IT-Sicherheit eines digitalen Hinweisgeber-Systems. Unser Informationssicherheits-Managementsystem ist ISO 27001 zertifiziert. In diesem Punkt bietet die Hintbox die gesetzlich vorgeschriebene Verschlüsselung personenbezogener Daten gemäß Art. 32 Abs. 1 Buchst. a) DSGVO. Modernste Verschlüsselungstechnologien wie die TLS-Verschlüsselung (Transport Layer Security) und eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sind einige unserer Mittel hierzu. Das hochsichere Datenhosting über ein ISO/IEC 27001 zertifiziertes Rechenzentrum in Deutschland stärkt die Cybersicherheit fürs digitale Hinweisgebersystem. Nähere Informationen zur IT-Security und zum Datenschutz erfahren Sie in diesem Beitrag.
Die Implementierung des digitalen Hinweisgebersystems erfordert keinen Aufwand bei der IT. Bei der Hintbox handelt es sich um eine off-premise-Lösung, d.h. wir stellen Ihnen einfach, schnell und sicher die Hintbox zur Verfügung. Weitere Features der Hintbox, die den IT-Fachkräften den Arbeitsaufwand am digitalen Hinweisgebersystem reduzieren, sind unter anderem:
- In den Grundfunktionen unserer Software integrierter PDF-Export der Berichte;
- automatisierte Kommunikation;
- Mehrmandantenfähigkeit für Konzerne und Unternehmensgruppen mit einfacher Einrichtung neuer Gesellschaften;
- und Vergabe von Zugriffsrechten mit wenigen Klicks.
Funktionen für Datenschutzbeauftragte und juristischen Berufsgruppen: Umfassendes Case Management
Compliance-Officer, Anwälte und Anwältinnen, Datenschutzbeauftrage und vergleichbare Berufsgruppen werden berufsbedingt mit Rechtsverstößen innerhalb von Unternehmen konfrontiert. Dementsprechend ist eine potenzielle Vielzahl an Fällen zu bearbeiten; eine Möglichkeit zu multiplem Case-Management in dem digitalen Hinweisgebersystem ist daher eine besonders wichtige Funktion.
Unter diesem Blickpunkt erweist sich das integrierte Triage-System bei dem digitalen Hinweisgebersystem von HINTBOX als vorteilhaft: Die eingehenden Fälle werden automatisch bewertet und priorisiert. Über das Dashboard sind die offenen Fälle und deren Status auf Anhieb einsehbar.
In der Bearbeitung der Fälle sind unser Fristenmanagement und unser Case-Support mit Bearbeitungsschritten hilfreich. Im Rahmen der Bearbeitungsschritte werden sämtliche vorige Interaktionen im digitalen Hinweisgebersystem gespeichert, was eine reibungslose Weiterbearbeitung von Fällen – auch nach mehreren Tagen oder Wochen Pause – möglich macht.
Zusätzlich können externe Personen, wie Rechtsanwälte durch eine Einladung ohne viel Aufwand zu Fällen hinzugezogen werden.
Möchten Sie mehr über unser digitales Hinweisgebersystem erfahren? Dann nehmen Sie Kontakt zu uns auf.
Sie möchten eine unverbindliche Beratung oder weitere Informationen über die Hintbox erhalten?
Dann vereinbaren Sie mit unseren Fachleuten ein Termin oder rufen Sie an unter 0261 988 03 700